Privacy verklaring

Privacyverklaring Sociaal Cultureel Centrum Servaes , vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 17-09-2018 (aangepast op 13-11-2018)

 

1. De wet

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe privacywet en stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn:

- Toestemming voor het verwerken van de gegevens

- Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens

- Beveiligen van de gegevens

- Op verzoek inzage verlenen in de opgeslagen gegevens

- Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

 

2. De verantwoordelijken voor het verwerken van persoonsgegevens

Fred v.d. Berg, reserveringen p/a Raadhuisplein 24 , 5473 GC Heeswijk-Dinther.

Mailadres: activiteiten@ccservaes.nl

Waarnemend secretaris: Tonny van der Ven, p/a Raadhuisplein 24, 5473 GC Heeswijk-Dinther, mailadres: secretariaat@ccservaes.nl  

 

3. Met welk doel en op welke grond van recht worden persoonsgegevens verwerkt

De verantwoordelijken (onder 2) verwerken gegevens van: vrijwilligers, gebruikers, incidentele huurders en medewerkers van samenwerkende organisaties. De gegevens die in ieder geval bewaard worden zijn: voornaam, achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Aanvullende gegevens: bankrekening, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), geboortedatum en functie, worden bewaard mits deze worden doorgegeven door betrokkenen

 

Het verwerken van persoonsgegevens gebeurt op rechtsgrond van:

- toestemming: de betrokkenen (vrijwilligers, gebruikers, huurders) worden gevraagd toestemming te geven voor het verwerken van hun persoonsgegevens, na

  geïnformeerd te zijn over de doeleinden waarvoor de gegevens nodig zijn en hun rechten.

- overeenkomsten/contracten opgesteld om afspraken over vergoedingen, werkzaamheden, data, termijnen, prijzen, huisregels enz. vast te leggen.

 

De persoonsgegevens worden bewaard om te gebruiken voor verhuurcontracten; het sturen van een attentie voor verjaardagen, geboorten, ziekte en andere bijzondere gelegenheden m.b.t. vrijwilligers; aanvraag voor VOG, declaraties en andere administratieve handelingen. Daarnaast ook om in contact met elkaar te staan i.v.m. planningen en ander werk gerelateerde onderwerpen.

 

4. Toestemming

Bij aanmelding als vrijwilliger, huurder of gebruiker, het inschrijven voor een van onze activiteiten, of een andere aanmelding bij onze organisatie vragen wij om akkoord te gaan met het privacy beleid.

Door akkoord te gaan met dit privacy beleid geeft de betrokkene toestemming voor het feit dat de verantwoordelijken (onder 2) van Servaes persoonsgegevens verwerken voor de in dit document genoemde doeleinden.  In het vierde kwartaal van 2018 vragen wij van alle betrokkenen wiens gegevens wij bewaren expliciet om toestemming. Iedereen die geen toesteming geeft zullen wij verwijderen uit onze bestanden en kan dan geen vrijwilliger, stagiaire, gebruiker of huurder van en bij Servaes zijn.

 

5. Bescherming van de persoonsgegevens

De bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor die personen die de gegevens vanuit hun rol of functie daadwerkelijk nodig hebben.

De gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij hiervoor toestemming gegeven is door de betrokkene.

Bij mailing aan meerdere e-mailadressen wordt de ‘BCC’ gebruikt.

Voor de vrijwilligers liggen er lijsten achter de bar van alle vrijwilligers met telefoonnummers en van de contactpersonen van de gebruikers/huurders die ingezien kunnen worden in het kader van hun werkzaamheden binnen Servaes.

Daarnaast ligt er een smoelenboek van alle vrijwilligers met gegevens, waardoor nieuwe vrijwilligers sneller kennis kunnen nemen van de andere vrijwilligers.

 

6. Bewaartermijn van persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden bewaard zolang deze gegevens nodig zijn:

- zolang de betrokkene vrijwilligerswerk in of voor Servaes doet, langdurig of   incidenteel

- zolang de betrokkene een ruimte huurt in Servaes

- zolang de betrokkene samenwerkt met mensen van Servaes

- zolang de betrokkene in contact met mensen van Servaes staat

 

Zodra er een wijziging van persoonsgegevens binnenkomt, worden de oude gegevens verwijderd. Voor de administratie hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen. Soms worden interessante stukken langer bewaard dan deze termijn vanwege historisch belang.

 

7. Verwerking van persoonsgegevens

Servaes verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen:

- Microsoft Word (administratie)

- Microsoft Outlook (mailing)

- Microsoft Excel (financiële administratie)

- boekhoudprogramma van de penningmeester

- Zalenplanner

- Website www.ccservaes.nl

 

 

8. Beeldmateriaal

Het komt regelmatig voor dat er tijdens bijeenkomsten en activiteiten foto’s en video’s gemaakt worden waar personen op staan. Deze worden, met toestemming van betrokkenen,

gebruikt in de communicatie bijvoorbeeld op de website, sociale media, in de Mooi Bernhezerkrant, Hadeejer en andere bladen.

Betrokkenen hebben geen recht op een vergoeding voor het gebruik van foto’s en video’s.

 

9. Rechten van de betrokkene

De betrokkene heeft recht om:

- eigen gegevens in te zien

- eigen gegevens te laten wijzigen

- vergeten te worden

- geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens

- eigen gegevens over te dragen aan derden

- toestemming voor verwerking van eigen gegevens in te trekken

 

De betrokkene kan bij de secretaris van Servaes terecht voor vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens.

Wanneer de klachten van de betrokkene niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij het bestuur van Servaes

Mochten de klachten van de betrokkene alsnog niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

10. Datalekken

Servaes doet er uiteraard alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, is er sprake van een datalek. Het is wettelijk verplicht om dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur  van Servaes.

 

11. Wijzigingen privacyverklaring

Servaes behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele versie van deze privacyverklaring is altijd te verkrijgen bij de secretaris en te raadplegen via de website van Servaes .

 

12. Ondertekening

Met het ondertekenen van deze privacyverklaring verklaart u als betrokkene, deze gelezen te hebben en de reserveringsfunctionaris en secretaris van Servaes toestemming te geven voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

 

 

 

Heeswijk-Dinther , …………………………. 2018

 

 

Naam:…………………………………………………………………

 

 

Namens Vereniging / Organisatie………………………………………………………….

 

 

Handtekening……………………………………………………………